○東京都公文書館における公文書等の利用に関する取扱規程
平成一四年三月二九日
公告
東京都公文書館における公文書等の利用に関する取扱規程の制定について
東京都公文書館における公文書等の利用に関する取扱規程を次のように定めたので公告する。
東京都公文書館における公文書等の利用に関する取扱規程
(趣旨)
第一条 この規程は、東京都公文書館(以下「館」という。)が保存する都の公文書(東京府及び東京市の公文書を含む。以下同じ。)その他の記録(以下「公文書等」という。)の利用に関し、東京都公文書館処務規程(昭和四十三年東京都訓令甲第百九十七号。以下「処務規程」という。)に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(一般の利用の対象)
第二条 処務規程第一条第四号の規定により一般の利用に供する公文書等は、次のとおりとする。
一 都の公文書で、作成又は取得の日に属する年度の翌年度から起算して三十年を経過したもの
二 図書、刊行物その他の印刷物で、一般の利用に供することを目的として保存しているもの
三 その他の歴史的資料
一 法令及び条例(以下「法令等」という。)の定めるところ又は都の機関が法律若しくはこれに基づく政令により従う義務を有する国の行政機関(内閣府設置法(平成十一年法律第八十九号)第四条第三項に規定する事務をつかさどる機関である内閣府、宮内庁、同法第四十九条第一項若しくは第二項に規定する機関、国家行政組織法(昭和二十三年法律第百二十号)第三条第二項に規定する機関、法律の規定に基づき内閣の所轄の下に置かれる機関又はこれらに置かれる機関をいう。)の指示等により、公にすることができないと認められる情報
二 個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)で特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することにより、特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)又は特定の個人を識別することはできないが、公にすることにより、なお個人の権利利益を害するおそれがあるもの。ただし、次に掲げる情報を除く。
イ 法令等の規定により又は慣行として公にされ、又は公にすることが予定されている情報
ロ 人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、公にすることが必要であると認められる情報
ハ 当該個人が公務員等(国家公務員法(昭和二十二年法律第百二十号)第二条第一項に規定する国家公務員(独立行政法人通則法(平成十一年法律第百三号)第二条第二項に規定する特定独立行政法人及び日本郵政公社の役員及び職員を除く。)、独立行政法人等(独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成十三年法律第百四十号)第二条第一項に規定する独立行政法人等をいう。以下同じ。)の役員及び職員、地方公務員法(昭和二十五年法律第二百六十一号)第二条に規定する地方公務員並びに地方独立行政法人(地方独立行政法人法(平成十五年法律第百十八号)第二条第一項に規定する地方独立行政法人をいう。以下同じ。)の役員及び職員をいう。)である場合において、当該情報がその職務の遂行に係る情報であるときは、当該情報のうち、当該公務員等の職及び当該職務遂行の内容に係る部分
三 法人(国、独立行政法人等、地方公共団体及び地方独立行政法人を除く。)その他の団体(以下「法人等」という。)に関する情報又は事業を営む個人の当該事業に関する情報であって、公にすることにより、当該法人等又は当該事業を営む個人の競争上又は事業運営上の地位その他社会的な地位が損なわれると認められるもの。ただし、次に掲げる情報を除く。
イ 事業活動によって生じ、又は生ずるおそれがある危害から人の生命又は健康を保護するため、公にすることが必要であると認められる情報
ロ 違法若しくは不当な事業活動によって生じ、又は生ずるおそれがある支障から人の生活を保護するため、公にすることが必要であると認められる情報
ハ 事業活動によって生じ、又は生ずるおそれがある侵害から消費生活その他都民の生活を保護するため、公にすることが必要であると認められる情報
四 公にすることにより、犯罪の予防その他の公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼすおそれがあると都の機関が認めることにつき相当の理由がある情報
五 都の機関並びに国、独立行政法人等、他の地方公共団体及び地方独立行政法人の内部又は相互間における審議、検討又は協議に関する情報であって、公にすることにより、率直な意見の交換若しくは意思決定の中立性が不当に損なわれるおそれ、不当に都民の間に混乱を生じさせるおそれ又は特定の者に不当に利益を与え若しくは不利益を及ぼすおそれがあるもの
六 都の機関又は国、独立行政法人等、他の地方公共団体若しくは地方独立行政法人が行う事務又は事業に関する情報であって、公にすることにより、次に掲げるおそれその他当該事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるもの
イ 監査、検査、取締り、試験又は租税の賦課若しくは徴収に係る事務に関し、正確な事実の把握を困難にするおそれ又は違法若しくは不当な行為を容易にし、若しくはその発見を困難にするおそれ
ロ 契約、交渉又は争訟に係る事務に関し、国、独立行政法人等、地方公共団体又は地方独立行政法人の財産上の利益又は当事者としての地位を不当に害するおそれ
ハ 調査研究に係る事務に関し、その公正かつ能率的な遂行を不当に阻害するおそれ
ニ 人事管理に係る事務に関し、公正かつ円滑な人事の確保に支障を及ぼすおそれ
ホ 国若しくは地方公共団体が経営する企業、独立行政法人等又は地方独立行政法人に係る事業に関し、その企業経営上又は事業運営上の正当な利益を害するおそれ
ヘ 大学の管理又は運営に係る事務に関し、大学の教育又は研究の自由が損なわれるおそれ
七 都、国、独立行政法人等、他の地方公共団体、地方独立行政法人及び閲覧を希望する者以外のもの(以下「第三者」という。)が、都の機関の要請を受けて、公にしないとの条件で任意に提供した情報であって、第三者における通例として公にしないこととされているものその他の当該条件を付することが当該情報の性質、当時の状況等に照らして合理的であると認められるものその他当該情報が公にされないことに対する当該第三者の信頼が保護に値するものであり、これを公にすることにより、その信頼を不当に損なうことになると認められるもの。ただし、人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、公にすることが必要であると認められるものを除く。
一 寄贈者から一定期間一般の利用に供しないことを条件として寄贈された公文書等(第二条第一項第一号に規定するものを除く。)
二 利用させることにより破損若しくは汚損を生じるおそれがある場合又は館において現に使用されている場合(館における保存及び利用の開始のために必要な措置を行う場合を含む。)において、東京都公文書館長(以下「館長」という。)が、一般の利用に供することを不適当と認める公文書等
4 前二項の規定にかかわらず、館長は、同項各号のいずれかに該当するために一般の利用を制限された公文書等が、その理由に該当しなくなった場合その他当該公文書等の作成又は取得の日に属する年度の翌年度から起算した経過年数、当該公文書等に記録されている情報の具体的内容や記録された当時の状況、利用の目的等を総合的に勘案し、当該利用の制限を解除することが妥当であると認める場合には、速やかに当該公文書等を一般の利用に供するよう努めるものとする。
(平一四、一二、一七・平一七、四、一・一部改正)
(閲覧の時間等)
第四条 一般の利用に供する公文書等の閲覧の時間は、月曜日から金曜日まで(国民の祝日に関する法律(昭和二十三年法律第百七十八号)に規定する休日及び十二月二十八日から翌年の一月四日までの期間を除く。)の午前九時から午後五時までとする。
(閲覧の停止)
第五条 公文書等の整理等館の運営上必要があると認める場合には、一般の利用に供する公文書等の閲覧を停止するものとする。
2 前項の規定により閲覧を停止する場合には、閲覧を停止する日の十日前までに、館内の見やすい場所にその旨を掲示しなければならない。ただし、緊急やむを得ない場合は、この限りでない。
(閲覧の場所等)
第六条 一般の利用に供する公文書等の閲覧は、閲覧室において行わせる。
2 一般の利用に供する公文書等の閲覧は、その保存の適正化のために、複製物又はマイクロフィルム等で行わせるよう努めるものとする。
(閲覧の手続)
第七条 館長は、一般の利用に供する公文書等を閲覧しようとする者から、閲覧票(別記第一号様式)を提出させるものとする。
(複写物の交付)
第九条 館長は、閲覧者から複写の申請があった場合には、その閲覧に係る公文書等を館の複写機器により複写し、その複写物(以下「複写物」という。)を交付することができる。ただし、これにより難い事情があると認める場合には、当該申請を行った者(以下「申請者」という。)に対し、前条に定める撮影の方法によることを指示することができる。
2 前項本文の規定により複写物を交付する場合には、当該複写物の作成に要する費用(以下「複写料」という。)は、申請者に負担させるものとする。
4 第二項に規定する複写料は、次のとおりとする。
一 電子式複写機による複写 複写紙一枚につき十円
二 マイクロリーダープリンターによる複写 複写紙一枚につき十円
三 電磁的記録から紙媒体への複写 複写紙一枚につき十円
(平一七、四、一・平二九、六、三〇・一部改正)
一 著作権のある公文書等(著作権者の承認を得たものを除く。)
二 前号に掲げるもののほか、館長が、撮影し、又は複写することを不適当と認める特別の理由がある公文書等
2 一般の利用に供する公文書等の電子式複写機による複写物の枚数は、一日につき二十枚を限度として制限することができる。
3 一般の利用に供する公文書等については、一の公文書等につき、二部以上の複写物の交付は行わないものとする。
(掲載、放映等)
第十二条 館長は、掲載、放映等のために一般の利用に供する公文書等又はそのマイクロフィルム等を利用しようとする者から、掲載・放映等届(別記第四号様式)を提出させるものとする。
2 館長は、前項の規定による掲載、放映等により著作権法(昭和四十五年法律第四十八号)上その他の責任が生ずる場合に備え、あらかじめ、掲載、放映等のために当該公文書等又はそのマイクロフィルム等を利用する者に、その責任を負わせる措置をとるものとする。
(貸出し)
第十三条 館長は、国、独立行政法人等若しくは他の地方公共団体又は法人等から、公共又は公益的な目的を持つ行事等に出展するため、一般の利用に供する公文書等の貸出しの申請があった場合には、当該公文書等の貸出しを許可することができる。
(平一四、一二、一七・一部改正)
(レファレンス)
第十四条 館は、一般の利用に供する公文書等の利用を促進するため、次に掲げるレファレンスを行う。ただし、館の事務として対応することが適当でないと認められる場合及び回答に著しく時間を要することが明らかである場合等館の他の事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合は、この限りでない。
一 公文書等の検索等
二 公文書等の内容に関する情報の提供
三 公文書等に係る参考文献に関する情報の提供
(公文書等の利用の拒否等)
第十五条 館長は、一般の利用に供する公文書等の利用に関し、他の利用者に迷惑を及ぼした者若しくは及ぼすおそれのある者又は公文書等の滅失、破損若しくは汚損を生じさせた者若しくは生じさせるおそれのある者に対して、公文書等の利用を拒否することができる。
2 館長は、一般の利用に供する公文書等の利用に関し、この規程若しくはその他の基準に違反し、又は館長の指示に従わない者に対して、公文書等の利用を停止することができる。
(弁償の責任)
第十六条 館長は、一般の利用に供する公文書等を利用した者がその責に帰すべき事由により、公文書等を滅失し、破損し、又は汚損した場合には、その損害を賠償させるものとする。
5 一般の利用に供する公文書等以外の公文書等を主務課以外の都の機関に属する課が利用しようとする場合には、館長は、当該課に対し、あらかじめ主務課長の承認を得させるものとする。
(目録等の備付け等)
第十八条 館長は、第二条第一項各号に規定する公文書等の目録を作成し、当該目録及びこの規程を常時閲覧室内に備え付けるものとする。
(総務部長の承認)
第十九条 この規程により難い事情が生じた場合については、その都度、館長が総務部長の承認を得て処理する。
附則
1 この規程は、平成十四年四月一日から施行する。
2 公文書等の閲覧に関する基準(昭和六十年四月一日付六十総総公第一号)は、廃止する。
附則(平成一四年一二月一七日)
この規程は、公布の日から施行する。ただし、第二条第二項第二号ハの改正規定(日本郵政公社の役員及び職員を国家公務員から除くことに係る部分に限る。)は、平成十五年四月一日から施行する。
附則(平成二九年六月三〇日)
この規程は、平成二十九年七月一日から施行する。
附則(令和元年六月二八日)
1 この規程は、令和元年七月一日から施行する。
2 この規程の施行の際、この規程による改正前の東京都公文書館における公文書等の利用に関する取扱規程の様式(この規程により改正されるものに限る。)による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。
別記
(平17、4、1・全改、平27、4、1・一部改正)
(平27、4、1・令元、6、28・一部改正)
(平17、4、1・全改、平27、4、1・平29、6、30・一部改正)
(令元、6、28・一部改正)
(令元、6、28・一部改正)
(令元、6、28・一部改正)
(令元、6、28・一部改正)
(令元、6、28・一部改正)
